Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Refactor Loop Systems eGbR Fabian Polle & Kolja Sackel Hagebuttenring 14 38268 Lengede Deutschland Registergericht: Amtsgericht Hildesheim Registernummer: GsR 517 Telefon: +49 176 83059681 E-Mail: kontakt@refactorloopsystems.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach den Grundsätzen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Daten werden nur erhoben, soweit dies für die Bereitstellung unserer Dienste und Leistungen erforderlich ist. Alle von uns eingesetzten technischen Kernsysteme, darunter KI-Infrastruktur, Hosting und E-Mail, sind auf europäischen Servern in Deutschland betrieben. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 ein, wobei Daten in die USA übertragen werden können (Näheres im Abschnitt "Google Analytics 4").

Diese Website wird ausschließlich auf eigenen Servern der Hetzner Online GmbH betrieben: Hetzner Online GmbH Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Deutschland Hetzner ist ein deutscher Anbieter. Alle Serverdaten befinden sich in Deutschland. Es findet keine Übermittlung von Daten in Drittländer statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, europäischen Betrieb der Website). Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Verbindungsdaten (Server-Logfiles) gespeichert: • IP-Adresse (anonymisiert) • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • Aufgerufene URL • HTTP-Statuscode • Übertragene Datenmenge • Browser und Betriebssystem (User-Agent) Diese Daten werden ausschließlich für den sicheren Betrieb und zur Fehleranalyse verwendet und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Für die E-Mail-Kommunikation nutzen wir ausschließlich Mailbox.org: Heinlein Support GmbH Schwedter Str. 8/9b 10119 Berlin Deutschland Mailbox.org betreibt seine Server in Deutschland und ist nach deutschem und europäischem Datenschutzrecht zertifiziert. Es findet keine Übermittlung von E-Mail-Inhalten an US-amerikanische oder außereuropäische Anbieter statt. Wenn Sie uns eine E-Mail senden, werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden folgende Daten erhoben: • Name (Pflichtfeld) • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld) • Unternehmen (freiwillig) • Leistungsinteresse (freiwillig) • Ihre Anfrage / Nachricht (Pflichtfeld) Vor dem Absenden bestätigen Sie mit einer Pflicht-Checkbox, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben und der Verarbeitung Ihrer Anfragedaten zustimmen. Optional können Sie einer weitergehenden Kontaktaufnahme zustimmen (Newsletter-Checkbox). Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Der Versand erfolgt ausschließlich über Mailbox.org (Heinlein Support GmbH, Berlin, Deutschland). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragedaten; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die optionale Newsletter-Kontaktaufnahme. Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist.

Auf unserer Feedback-Seite (/feedback) können Teilnehmer von Beratungen freiwillig eine Rückmeldung geben: • Name (Pflichtfeld) • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld) • Art der Session, Thema, Zufriedenheitsbewertung, NPS, Freitextfelder Die übermittelten Daten werden in unserem eigenen n8n-System verarbeitet und in einer Nextcloud-Tabelle auf unserem Hetzner-Server in Deutschland gespeichert. Keine Weitergabe an Dritte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Speicherdauer: Nach spätestens 24 Monaten gelöscht.

Ein Kernprinzip unserer Arbeit ist technologische Souveränität. Alle von uns eingesetzten KI-Systeme laufen vollständig lokal auf unserer eigenen Infrastruktur: • Mistral (Open-Source-Sprachmodell, lokal betrieben via Ollama) • Ollama (lokale Laufzeitumgebung für KI-Modelle) Es werden keine Anfragen, Dokumente oder Daten an externe KI-Dienste wie OpenAI, Anthropic, Google oder andere Cloud-Anbieter außerhalb der EU übermittelt. Alle KI-Verarbeitung findet auf unseren Hetzner-Servern in Deutschland statt. Dies gilt ebenso für Kundenprojekte: Wir bauen ausschließlich KI-Stacks, die keine Datenübermittlung in Drittländer erfordern.

Diese Website unterscheidet zwischen technisch notwendigen Cookies und optionalen Analyse-Cookies. Technisch notwendige Cookies Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie erfordern keine Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG. Analyse-Cookies (nur mit Einwilligung) Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 ein. Ohne Ihre Einwilligung werden keinerlei Analyse-Cookies gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Browser-Speicher (localStorage) leeren oder uns unter kontakt@refactorloopsystems.de kontaktieren.

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: GA4 ermöglicht uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Consent Mode v2 GA4 feuert standardmäßig keine Daten. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Analysedaten erhoben. Was wird erfasst? • Aufgerufene Seiten und Sitzungsdauer • Ungefährer geografischer Standort (kein vollständiges IP-Tracking) • Gerätetyp, Browser, Betriebssystem • Herkunftsquelle, Scrolltiefe, Klicks auf externe Links IP-Adressen werden von Google vor der Speicherung anonymisiert. Datenübermittlung in die USA: Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ein AVV mit Google wurde abgeschlossen. Speicherdauer: 14 Monate in GA4, danach automatisch gelöscht. Widerruf: • Über unser Cookie-Banner (localStorage leeren) • Browser-Add-on: tools.google.com/dlpage/gaoptout • Per E-Mail: kontakt@refactorloopsystems.de

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber uns: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an: kontakt@refactorloopsystems.de

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Niedersachsen ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover Telefon: +49 511 120-4500 E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de Website: www.lfd.niedersachsen.de

Diese Website wird ausschließlich über HTTPS ausgeliefert (TLS-Verschlüsselung). Unsere Infrastruktur ist nach dem Prinzip "Security by Design" aufgebaut. Zugriffe auf personenbezogene Daten werden auf das notwendige Minimum beschränkt (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie aktiv per E-Mail. Stand: Mai 2026